Come riorganizzare il lavoro dopo le ferie

Piccoli consigli per rendere il tuo lavoro più leggero e più produttivo, ritagliando degli spazi per te e per la tua famiglia.

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Le ferie sono terminate e sei già stanco al solo pensiero di riprendere l’attività? Non scoraggiarti in partenza, ma pensa che puoi mettere in atto tanti piccoli accorgimenti che, insieme, renderanno il tuo lavoro più produttivo ed efficace, lasciandoti anche degli spazi per i tuoi hobby e per la tua famiglia. Occorre solo un minimo di forza volontà, autodisciplina e… orologio sempre alla mano!

Datti degli orari

Se sei un lavoratore autonomo, o un dipendente che lavora a distanza, è importante che tu stabilisca un preciso piano organizzativo e decida quante ore dedicare al lavoro in ogni giornata, in base agli incarichi da portare a termine.

Se sei un lavoratore dipendente e devi sottostare agli orari dell’azienda, puoi comunque sfruttare l’elasticità nell’entrata e nell’uscita, o nella pausa pranzo: ad esempio, è più facile che tu riesca a trovare più tempo per te e per la famiglia se lavori dalla mattina presto e riduci al minimo indispensabile la pausa pranzo, ovviamente se il regolamento dell’azienda lo consente.

In questo modo potrai uscire prima ed avere la serata per te.

Datti delle scadenze

Per ottimizzare la produttività, è opportuno che ti dia non solo degli orari precisi, ma anche delle scadenze: ad esempio, “entro le ore 10 terminare l’incarico x”; in questo modo avrai una migliore resa e motivazione determinata dalla scadenza imminente e non perderai tempo dilungandoti.

Datti delle priorità

Se sei un lavoratore autonomo e, spesso, sei affogato dai troppi incarichi, ma, tirando le somme, quello che guadagni non è proporzionato al lavoro svolto, fai delle scelte: meglio rinunciare ai lavori meno remunerativi, anche se ti impegnano per poco tempo. La tua qualità della vita migliorerà notevolmente.

Certo, non sempre è fattibile dire di no, specie in tempi come questi, in cui gli incarichi scarseggiano. Bisogna però considerare che, se dici di sì a tutti e la mole di lavoro è notevole, finirai per portare a termine gli incarichi male, lasciando tutti insoddisfatti. È la classica dimostrazione del detto “chi troppo vuole, nulla stringe”: l’ideale, se il lavoro è tanto, sarebbe poter contare su dei collaboratori. Ma anche reperire delle persone che siano già esperte nel tuo campo non è semplice, senza contare i costi che una collaborazione può comportare: meglio, dunque, fare una scrematura, anche se piccola, oppure, per quanto possibile, prorogare gli incarichi meno urgenti, dandoti più tempo.

Se sei un dipendente e i carichi di lavoro che ti vengono affidati sono troppo pesanti, la prima cosa da fare è parlarne con il tuo responsabile, spiegandogli che non ti è possibile portare tutto a termine. Individua  quali sono gli incarichi più urgenti e quali colleghi, eventualmente, potrebbero collaborare con te.

Dare una mano sì, ma con dei limiti

In ufficio sei spesso costretto a interrompere il tuo lavoro perché i colleghi chiedono sempre una mano  a te? Oppure, se sei un lavoratore autonomo, perdi molto tempo a rispondere alle telefonate o alle mail di amici, conoscenti e potenziali clienti che ti chiedono una consulenza gratuita?

Dire sempre di sì va a discapito del tuo lavoro: spiega ai colleghi che potrai dare loro una mano soltanto dopo aver terminato i tuoi incarichi. Lo stesso vale per amici e conoscenti: spiega che, a causa della mole di lavoro, non ti è possibile trattenerti al telefono o rispondere al loro quesito. Magari, puoi dedicare un tempo standard, ad esempio un’ora alla settimana, a questo tipo di richieste.

Se chi ti domanda una consulenza è un potenziale cliente, o sedicente tale, spiega che la domanda che ti sta facendo è complessa e richiede degli approfondimenti, dunque è un’attività professionale che deve essere pagata. Se si tratta solo di un’informazione veloce, “infilala” nell’ora settimanale dedicata alle risposte. Anche piccole interruzioni, sommate insieme, fanno perdere diverse ore di lavoro.

Metti dei paletti alle mail ed ai social

Devi restare sempre connesso per lavoro e spesso leggi e rispondi alle mail ed ai messaggi su facebook o su altri social? Questo comportamento può farti perdere sino a due ore al giorno e distoglie la tua concentrazione da ciò che stavi facendo. Meglio dedicare un tempo standard al vaglio di mail e messaggi, ad esempio 15 minuti a fine mattinata e 15 minuti a fine serata. Nessuno può pretendere che tu risponda immediatamente.

Se proprio ci sono dei contatti a cui tu sei tenuto a rispondere “ a tamburo battente”, metti gli alert nel pc o nel telefonino: naturalmente dovrai ignorare tutte quelle mail per le quali l’immediata risposta non è necessaria e dedicarti solo ai messaggi urgenti.

Ritagliati degli spazi per il tempo libero

È importante che tu riesca a darti degli orari precisi anche per il tempo da trascorrere in famiglia o per te stesso, per fare dello sport o per i tuoi hobbies; in questo modo, oltre ad essere riuscito a dedicare del tempo per te e per i tuoi familiari, eviterai tante piccole interruzioni e non ti ritroverai a fine serata col lavoro accumulato.

Riuscirai, insomma, a “staccare la spina” dedicandoti alle tue attività preferite senza che le attività familiari o personali prendano il sopravvento.

Non restare impantanato

Capita a tutti, prima o poi, di ritrovarsi in un momento di stallo, in cui il cervello “gira a vuoto” e non si riesce a combinare niente, oppure di arrovellarsi per un problema lavorativo che pare senza soluzione.

Durante queste fasi, meglio mollare tutto e dedicarsi ad altro, spostando ad esempio l’ora da dedicare allo sport ed alla famiglia. La soluzione al problema arriverà da sola, così come lo “sblocco” del cervello.

Fai quello che ti è richiesto

Sei un perfezionista e ti dilunghi in ogni incarico di lavoro facendo molto più del necessario? Anche questo è sbagliato: in primo luogo perché rischi di ritardare le tempistiche di consegna, in secondo luogo perché sprechi molte più energie, rischiando di far male gli incarichi successivi.

Senza considerare che innalzare il tuo livello standard può danneggiarti: il cliente, o il tuo capo, non capiscono, o fanno finta di non capire, che la qualità del tuo lavoro dovrebbe essere remunerata molto di più.

Così, se in un momento successivo, oberato dal lavoro, fai scendere la tua qualità da alta a standard, il lavoro normale sarà percepito come scadente.