Come essere produttivi e organizzati risparmiando tempo

Essere persone produttive e organizzate è un’esigenza comune ormai, perché avere più tempo a disposizione da dedicare a sè, alle proprie figlie e figli o ad attività per il tempo libero è un bisogno primario.

Pochissime persone hanno la capacità innata di gestire bene il proprio tempo, risultando produttive e organizzate di natura. Si tratta di un talento come molti altri, non dobbiamo farci abbattere dalla consapevolezza di non possederlo.

L’organizzazione, la corretta gestione del tempo che abbiamo a disposizione, la produttività finalizzata al risparmio di esso possono essere imparate mettendo in pratica alcuni consigli precisi.

Tutte possiamo diventare persone più organizzate e più produttive: tutte possiamo imparare come risparmiare tempo da dedicare a quello che ci piace fare.

Vediamo insieme come farlo.

Avere più tempo libero è possibile?

Quante volte abbiamo detto “vorrei avere più tempo per” ? E quante volte abbiamo detto “vorrei avere il potere di creare il tempo“?

Se ci facessimo caso ci accorgeremmo che lo diciamo spesso.

Lo diciamo spesso perché siamo abituate a concepire il tempo come qualcosa di immateriale e al tempo stesso immanente, un qualcosa che ci viene concesso in modo ultraterreno e che non dipende da noi in alcun modo.

Ebbene: il primo modo per avere più tempo libero a disposizione è diventare consapevoli del fatto che il tempo che abbiamo a disposizione dipende da noi.

Siamo noi che lo gestiamo, che diamo priorità alle cose da fare, che decidiamo come farle, quanto tempo dedicarvi, come eseguirle.

Una volta fatto nostro questo concetto, capiremo di conseguenza che alcuni cambiamenti mirati alle consuete modalità di gestione del tempo possono produrre istanti preziosi, da mettere da parte in una sorta di “banca del tempo” per essere impiegati come preferiamo.

Il tempo può essere creato, noi abbiamo questo potere.

Dobbiamo però convincerci del fatto che siamo noi, e nessun altro, a dover creare il tempo che vogliamo in più.

Consigli pratici per avere più tempo libero

Ora che abbiamo chiarito che possiamo creare il tempo libero che desideriamo, dobbiamo capire come fare materialmente per ottenerlo.

Naturalmente non esiste una ricetta unica che vada bene per qualunque persona, per l’ovvia ragione che non tutte le persone sono uguali o svolgono lavori uguali, per esempio.

Quindi, volendo creare una lista di consigli che possa essere utile al maggior numero possibile di persone, è necessario ragionare sugli aspetti comuni della vita di ognuna di noi.

Potremo poi adattare ogni spunto alle nostre esigenze specifiche, ai nostri orari e ritmi, al fatto che possediamo o meno una famiglia e così via.

Come avere più tempo libero: fissare un obiettivo concreto

In primo luogo dobbiamo tenere presente che qualunque progetto, anche il più semplice, è destinato a fallire se non abbiamo un obiettivo concreto al quale fare riferimento.

Ci avete mai fatto caso? Quando diciamo “voglio avere più tempo libero a disposizione” quasi mai riusciamo ad ottenerlo davvero.

Questo perché abbiamo solo espresso un desiderio, un vago proposito, non abbiamo davvero fissato un obiettivo concreto a cui fare riferimento.

E invece, fissare un obiettivo concreto è esattamente quello che dobbiamo fare per iniziare.

Pensiamo, ad esempio, che il tempo libero che vogliamo ricavare sia legato al desiderio di iscriverci in palestra e fare finalmente del movimento, per sentirci più sereni riguardo alla nostra salute.

Diciamo che abbiamo scelto un corso che si svolge tre volte a settimana, il lunedì, mercoledì e venerdì dalle 19 alle 20.

L’obiettivo concreto da fissare in questo caso sarà:

terminare qualunque attività entro le ore 18.30 nei giorni del corso
se abbiamo figli, organizzare la loro gestione nella fascia oraria 18.30/20.30
avere a disposizione il materiale (abbigliamento/strumenti) da portare con noi

Naturalmente questo è soltanto uno degli obiettivi possibili. Gli altri potrebbero essere:

avere più tempo da trascorrere col partner
avere più tempo da trascorrere insieme alle nostre figlie e figli
avere più tempo per dedicarci a un hobby

Dipende soltanto dai nostri desideri: cosa ci renderebbe persone più soddisfatte e felici?

Come avere più tempo libero: la regola delle tre P

Ora che abbiamo un obiettivo concreto al quale fare riferimento, vediamo cosa fare per creare materialmente il tempo da dedicargli.

Vivere alla giornata può essere molto gratificante quando siamo in vacanza ma è nemico assoluto dell’organizzazione e della produttività.

Non c’è proprio modo di essere persone organizzate e produttive se non si ha in anticipo un quadro chiaro di tutto ciò che dobbiamo fare, degli impegni di lavoro, di famiglia, delle scadenze che dobbiamo onorare, delle attività necessarie alla cura della casa e così via.

Indipendentemente dalla nostra occupazione, purtroppo, non è possibile decidere all’ultimo minuto cosa fare. O meglio: non è possibile farlo se il nostro intento è migliorare la gestione del tempo che abbiamo a disposizione per avere più tempo libero.

Ciò premesso, quello che dobbiamo imparare a fare è riassunto in quella che chiamiamo regola delle tre P:

Programmare
Pianificare
Portare a termine

1.Programmare

La Programmazione è l’attività con la quale facciamo mente locale su tutto quello che deve essere fatto.

Si prende in considerazione un intervallo temporale, per esempio la settimana o le due settimane a venire, e si fa una panoramica generale di:

impegni di lavoro: in questa categoria rientrano le ore di presenza in ufficio, le attività da svolgere per lavoro, le riunioni, gli eventuali “compiti” che ci portiamo a casa e così via;
impegni personali: appuntamenti dal medico, impegni fissati con amici o professionisti per esigenze personali, le attività di cura della casa, inclusa la spesa, se siamo noi ad occuparcene e così via;
impegni familiari: qui annotiamo tutto quello che dobbiamo fare in relazione alla gestione della famiglia. Dobbiamo portare il cane dal veterinario o figlie e figli dal pediatra? C’è qualche scadenza da pagare in banca o in posta? Le macchine di famiglia devono fare la revisione o il cambio gomme? C’è qualcosa da portare o ritirare in tintoria?
il nostro obiettivo concreto: qui andiamo a inserire ciò che abbiamo individuato come obiettivo concreto, il fine ultimo della nostra attività di creazione di tempo libero.

A ciascuna di queste categorie assegniamo un colore.

Cerchiamo di essere intuitivi rispetto al nostro istinto: per alcune persone il lavoro è identificato dal colore rosso, per altre dal blu. Scegliamo per ogni categoria il primo colore che ci viene in mente osservandola, così sapremo riconoscere le nostre giornate al colpo d’occhio semplicemente usando i blocchi di colore.

Una volta che abbiamo messo tutto per iscritto, passiamo alla fase successiva.

2.Pianificare

La Pianificazione è il fulcro della nostra attività di creazione del tempo libero.

Potrebbe sembrare controintuitivo: come si fa a creare tempo impegnando il tempo?

Invece il nodo della questione è tutto qui: dobbiamo imparare ad organizzare il tempo in modo funzionale al nostro obiettivo.

Per farlo, dobbiamo dotarci di alcuni strumenti specifici.

Ogni persona è diversa, da questo punto di vista. C’è chi si trova bene con strumenti digitali e chi, invece, sente l’esigenza di avere a disposizione uno strumento cartaceo e una penna.

Alle prime consigliamo di servirsi di uno strumento digitale eccezionale che è Google Calendar.

Calendar è uno strumento integrato nella Suite di Google, quindi è del tutto gratuito ed è sincronizzabile su tutti i dispositivi digitali che possediamo. Di conseguenza possiamo consultarlo ovunque e in qualunque momento senza alcun costo. Consente la creazione di diversi calendari contemporaneamente, tutti sincronizzati con una sola mail, quindi possiamo visualizzare tutti i nostri impegni in contemporanea. Utilizza di default il sistema del color blocking, quindi basta assegnare il colore che abbiamo scelto per ogni categoria di impegno a ciascun calendario.

È uno strumento flessibile e di semplice utilizzo, adatto a qualsiasi attività, dagli impegni d’ufficio ai lavori di casa.

Alle seconde, invece, consigliamo l’acquisto di un planner con layout settimanale e scansione oraria, come quello che segnaliamo qui sotto. Potete acquistarlo direttamente dal nostro link affiliato.

Una volta che abbiamo deciso quale strumento utilizzare in base alle nostre esigenze, possiamo iniziare a pianificare gli impegni programmati nella fase precedente.

Procediamo in questo modo.

Segniamo l’attività che rappresenta il nostro obiettivo nei giorni e negli orari prestabiliti. Tornando all’esempio del corso in palestra, quindi, segneremo ogni lunedì, mercoledì e venerdì, bloccando la fascia oraria 18.30/20.30 scrivendo una parola chiave, ad esempio “corso”. Evidenzieremo l’intera fascia oraria con un evidenziatore del colore prescelto per il nostro obiettivo. Se usiamo Calendar, imposteremo il relativo colore come colore dell’attività.
Subito dopo segneremo gli impegni di lavoro, utilizzando lo stesso metodo. Partiremo dai giorni nei quali cade il nostro obiettivo, impegnando la fascia oraria del nostro lavoro d’ufficio o quella nella quale siamo impegnati nelle nostre attività lavorative consuete. Evidenzieremo o imposteremo Calendar col relativo colore. Faremo lo stesso con gli appuntamenti di lavoro, le riunioni ecc.
Il quarto step è pianificare gli impegni di lavoro eventualmente rimasti sospesi nei giorni occupati dall’obiettivo, inserendoli nelle giornate nelle quali possiamo lavorare più a lungo, perché non abbiamo programmato attività di tempo libero. Quindi aggiungeremo anche gli impegni lavorativi del giorno. Ricordiamoci il color blocking.
Procederemo ora a inserire impegni familiari e personali a orario fisso, come appuntamenti medici, appuntamenti dal meccanico, toelettatura dell’animale domestico e così via;
In ultimo, collocheremo le attività legate a impegni familiari e personali che dipendono da noi: quindi attività che non hanno un giorno o un orario predefinito e possono essere collocate piuttosto liberamente.

A lavoro ultimato dovremmo ottenere un risultato simile a questo:

Una vista settimanale organizzata in Google Calendar col metodo del color blocking.

Le giornate di sabato e domenica sono rimaste volutamente in bianco, in modo da poter apportare eventuali accorgimenti e correzioni in corso di settimana.

Sono state bloccate:

in verde le attività/appuntamenti/impegni legati alla famiglia e alla casa;
in rosso le ore di presenza in ufficio/lavoro di recupero;
in grigio le pause pranzo fuori ufficio;
in viola gli impegni personali: un aperitivo e un appuntamento dal dentista;
in giallo le ore di tempo libero che dedicheremo al corso di fitness che rappresenta il nostro obiettivo;
in azzurro un meeting di lavoro fuori ufficio;

Planner perpetuo da scrivania, settimanale con fasce orarie

Per chi fosse irriducibile appassionato dell’organizzazione cartacea, questo è il miglior planner da scrivania per usare il metodo del color blocking:

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3.Portare a termine

Ora che abbiamo fatto una programmazione e pianificazione dettagliata della nostra settimana possiamo procedere ad eseguire quanto pianificato proprio come se fosse una consegna lavorativa.

Cerchiamo di mantenere la costanza, di non rimandare senza valide ragioni gli impegni, altrimenti accumuleremo ritardi che influiranno negativamente sul nostro tempo libero, costringendoci a saltare il nostro obiettivo per recuperare.

Diamoci delle priorità.

Rispettare gli impegni di lavoro è più importante della pausa pranzo ad ogni costo con le amiche: se rischiamo di tardare una consegna, pranziamo in ufficio e completiamo il lavoro, chiedendo alle amiche di raggiungerci a casa in settimana per una cenetta di gruppo.

Così facendo eviteremo di tardare il lavoro e doverlo recuperare nell’ora libera che vogliamo dedicare al fitness.

Oppure, se pranzare con le nostre amiche è una priorità irrinunciabile, organizziamo la pausa pranzo con loro nei giorni che non hanno obiettivo, in modo da poterci attardare al lavoro per recuperare. Trattiamo, insomma, la pausa pranzo con loro come fosse un secondo obiettivo della settimana e coloriamola col colore dei nostri obiettivi.

Cerchiamo anche di essere elastici.

Va bene la costanza e il lavoro schematico ma niente panico se non riusciamo a rispettare un elemento della pianificazione. Cerchiamo sempre di rispettare le priorità principali e spostiamo il resto alla settimana successiva o al week end, se si tratta di qualcosa che possiamo evadere anche nei giorni festivi.

L’ansia è nemica del lavoro fatto per bene, quindi restiamo serene. Stiamo seguendo una tabella di marcia solo per essere più organizzate e produttive e creare il nostro tempo libero, non c’è un carceriere pronto a frustarci se ci rilassiamo quando ne sentiamo il bisogno.

Ricordiamoci che l’obiettivo, il fine ultimo di tutto questo, è essere persone più felici, non più stanche o stressate.

Analizziamo criticamente il nostro piano di lavoro

Ora che abbiamo una pianificazione serrata da seguire, quel foglio pieno zeppo di impegni potrebbe crearci disagio e la sensazione di annegare tra le cose da fare.

Manteniamo la calma: sono le stesse cose che facevamo prima. Solo che prima non le avevamo nero su bianco ma tutte nella testa, cosa che contribuiva non poco a farci sentire stanche e stressate dal carico mentale.

Ora le abbiamo trasferite su un foglio e possiamo guardarle con anticipo, calma e occhio critico: quell’appuntamento è davvero necessario o possiamo risolvere con una telefonata di lavoro? Il meeting fuori ufficio è veramente fondamentale o può essere sostituito altrettanto efficacemente da una mail di gruppo?

Apportiamo quindi le correzioni che ci sembrano utili e quando riusciamo a trasformare un impegno in qualcosa di meno ingombrante poniamoci domande come “ho bisogno di una piega? Da quanto tempo non vedo l’estetista?”.

In questo modo potremmo persino ricavare del tempo da dedicare alla cura della nostra persona.

Ricordiamoci, nel caso, di registrarle nel planner col colore degli obiettivi.

Come essere più produttivi nel lavoro

Quando il piano è definitivo e arriva il momento di iniziare il lavoro, assicuriamoci il massimo della concentrazione e della produttività.

Se ci facciamo caso, ci accorgeremo sicuramente che per uno stesso lavoro ci sono giorni nei quali abbiamo bisogno di venti minuti e giorni nei quali abbiamo bisogno di ore.

Questo dipende dal nostro livello di stanchezza, dalla nostra concentrazione e da eventi esterni che possono interferire con quanto stiamo facendo.

Come fare, allora, per restare produttive e concentrate?

Assicuriamoci il maggior numero possibile di ore di sonno

Al netto di impegni serali, anche di natura domestica, o familiari e al netto di figli e figlie insonni che ci svegliano di continuo, cerchiamo di coricarci sempre ad orari che ci permettano di avere almeno sette ore di sonno.

Anche se sappiamo che in quelle sette ore verremo svegliate più volte, cerchiamo di averle sempre a disposizione.

Magari non ci sveglieremo riposate e fresche come rose, ma tra uno spezzone e l’altro avremo dormito certamente di più che andando a letto a notte fonda per svegliarci alle sei.

Il sonno arretrato è uno dei peggiori nemici del lavoro produttivo, ricordiamocelo.

Garantiamoci il più alto livello di concentrazione

Ci sono diversi accorgimenti a riguardo, vediamone alcuni:

chiediamo espressamente di non essere disturbate in una fascia oraria precisa e collochiamo in quella fascia oraria i lavori più complicati o che richiedono maggiore impegno;
spegniamo il cellulare;
disattiviamo le notifiche automatiche su PC: social media, mail e quant’altro possono certamente aspettare per essere consultati. Se attendiamo comunicazioni importanti, possiamo autorizzare la notifica di mail solo da determinate persone;
Cerchiamo di non alzarci continuamente per i motivi più disparati: andiamo in bagno prima di iniziare a lavorare, procuriamoci tutto il materiale e la documentazione di cui abbiamo bisogno, prepariamo la postazione di lavoro con acqua, eventuale termos di caffè se ne abbiamo bisogno. Ci sono tazze da viaggio adattissime anche per tenere in caldo il caffè mentre lavoriamo alla scrivania, così da poter sorseggiare con calma mentre portiamo a termine i nostri compiti.
Non interrompiamo un lavoro a metà, a meno che non sia indispensabile o ci venga ordinato senza possibilità di sottrarci. In questo caso, prendiamo un appunto scritto sul dove siamo rimasti prima di interrompere e su cosa fare subito dopo, quando riprenderemo il lavoro;
Quando terminiamo un lavoro, facciamo una breve pausa prima di passare al successivo. Andiamo in bagno, laviamoci le mani, sorseggiamo un pochino di caffè guardando fuori dalla finestra. Insomma, regaliamo al nostro cervello 5 minuti di pausa vera, pensando a qualcos’altro o non pensando a nulla.
Dopo una pausa, rimettiamoci a lavorare focalizzandoci immediatamente sul da farsi, senza passare da social network e simili.

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Rinunciamo al multitasking

Il multitasking non funziona.

Non è un’opinione, è un fatto scientifico.

Uno studio dell’American Psychological Association ha dimostrato che svolgere più compiti contemporaneamente diminuisce la produttività e può costare la perdita anche del 40% del tempo dedicato al lavoro.

Il cervello umano non è fatto per passare da un compito a un altro svolgendoli in contemporanea. Quindi, se vogliamo essere concentrate, produttive, efficaci e veloci nel completamento dei nostri impegni, dobbiamo necessariamente svolgere un compito alla volta, partendo da quelli più complessi.

Impariamo a delegare

Siamo sicure che proprio tutto quello che c’è sul planner della settimana debba essere fatto da noi?

Delegare è difficile perché tendiamo a pensare che nessuno farebbe le cose bene come le facciamo noi, ma questo non solo è sbagliato in generale – perché tante persone sono brave come noi e a volte anche di più – ma soprattutto è poco sano perché ci rende oberate di lavoro e con un carico mentale insopportabile.

Impariamo a delegare i compiti: in ufficio, in casa, non fa differenza. Coinvolgiamo le persone che lavorano con noi, per noi o che vivono con noi.

Certo, in ufficio non è sempre fattibile: se si tratta del nostro lavoro, difficilmente potrà farlo qualcun altro. Ma se si fa parte di una squadra, c’è certamente qualcosa che può essere svolto da una collega o un collega, magari meno oberato di noi, anche a titolo di favore personale. Potremo ricambiarlo quando le parti saranno invertite e saremo noi ad essere più libere.

Se non possiamo delegare gli impegni di lavoro, possiamo certamente delegare quelli familiari.

L’appuntamento col pediatra, col veterinario, il ritiro dei vestiti dalla tintoria, la riunione con le maestre: sono tutte attività che possono essere svolte anche dal papà, dalle nonne o dai nonni, dalle zie.

Impariamo a chiedere aiuto: spesso il motivo per cui non ne riceviamo è che non lo abbiamo mai chiesto.

Mettiamo in conto che qualcosa andrà storto

Non è gufarsela: è essere previdenti.

Possono esserci mille imprevisti, come l’arrivo improvviso di un lavoro più urgente che ci costringe a mettere in stand by ciò che stavamo facendo e riorganizzare le priorità.

Potremmo ammalarci e dover organizzare un passaggio di consegne.

Potremmo doverci organizzare per lavorare da casa.

Mettiamo sempre in conto che qualcosa può andare storto, per non abbatterci quando dovesse accadere e trovare immediatamente un piano B per affrontare la situazione.

Può essere utile lasciare degli spazietti in bianco nel nostro sistema di pianificazione, da usare come cuscinetto, o includerli già nel color blocking per essere pronte a tutto.

In linea di massima, comunque, teniamo presente che succederà. Qualcosa andrà storto perché la vita è fatta così, ci sono gli imprevisti, non è colpa nostra e non possiamo farci niente.

Possiamo solo affrontarli senza colpevolizzarci e perderci d’animo: a tutto c’è una soluzione.

Migliorare la propria produttività: letture consigliate

Per approfondire il discorso affrontato in questo post è possibile leggere alcuni libri ricchi di consigli utili su come gestire il tempo, migliorare la propria produttività e la qualità dei risultati e degli obiettivi raggiunti.

Non soltanto manuali su come essere più efficaci ma testi finalizzati a spiegare come lavorare meglio, in modo più efficiente, migliorando l’aspetto qualitativo del proprio lavoro e potenziando le proprie skill, per risparmiare tempo ed energia personali.

Potete acquistarli direttamente dai nostri link affiliati.

Come essere produttivi: raggiungere i risultati in minor tempo con il metodo di Harvard

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Gestione del tempo: come essere focalizzati e produttivi

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Conclusione

In questo articolo abbiamo individuato una strategia infallibile per essere più concentrati e produttivi e creare il nostro tempo libero, da dedicare alle attività che preferiamo.

Voi conoscete altre strategie che possiamo inserire in questo articolo per migliorare quella che vi abbiamo proposto? Utilizzate particolari accorgimenti per restare concentrati sul lavoro e migliorare le performance? Ditecelo nei commenti!